Politique de confidentialité

1. En bref

• Ailix.AI conserve vos comptes, votre historique, vos documents et votre mémoire en France.
• Pour vous répondre, le contenu nécessaire de votre demande est transmis au fournisseur du modèle d'IA ou de l'outil que vous utilisez. Chaque modèle affiche un badge qui indique ce que son fournisseur peut faire de vos données, et le Privacy Shield® permet de n'utiliser que les modèles qui ne conservent rien.
• Ailix ne vend pas vos données, ne les utilise pas pour entraîner des modèles d'IA et ne les exploite pas à des fins publicitaires.
• Vous pouvez à tout moment télécharger vos données, corriger ou effacer votre mémoire et supprimer votre compte depuis l'application, ou écrire à privacy@ailix.ai.

2. Qui est responsable de vos données

Le responsable de traitement est Ailix.AI, société par actions simplifiée, SIREN 980 965 297, 10 place Françoise Héritier, 34000 Montpellier, France (ci-après « Ailix »).

Ailix a désigné un délégué à la protection des données (DPO) externe, la société Tech & Strategy Group, que vous pouvez joindre à privacy@ailix.ai ou par courrier adressé au délégué à la protection des données d'Ailix, au siège ci-dessus.

Cette politique s'applique aux visiteurs du site de la plateforme (ailix.ai/platform) et aux utilisateurs de la plateforme Ailix (app.ailix.ai et toute adresse qui la remplace ou s'y ajoute, notamment app.ailixconsulting.com).

Lorsque vous utilisez Ailix au sein d'une entreprise

Lorsque votre employeur ou votre organisation vous donne accès à Ailix dans un espace entreprise, c'est elle qui décide de cet usage : elle est responsable du traitement des données que vous y traitez pour son compte, et Ailix agit comme son sous-traitant, dans le cadre de l'accord de traitement des données annexé aux conditions générales. Ailix reste responsable de traitement pour la gestion de votre compte, la sécurité et sa propre facturation. L'entreprise peut fixer des règles (modèles autorisés, niveau minimal de Privacy Shield, outils, catégories d'usage), mais elle n'a pas accès au contenu de vos conversations, de votre mémoire ni de votre profil personnel.

3. Quelles données, pour quoi faire, sur quelle base

Ailix n'utilise pas vos contenus pour entraîner des modèles d'IA, ne les analyse pas à des fins publicitaires et n'y accède pas, sauf à votre demande dans le cadre du support, pour la sécurité de la plateforme, ou lorsque la loi l'exige. Ailix n'utilise que des statistiques d'usage, jamais le contenu de vos échanges, pour améliorer ses services. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé, au sens de l'article 22 du RGPD.

Vous n'êtes pas tenu de confier à Ailix des catégories particulières de données (santé, opinions, origine, vie sexuelle, données biométriques…) ni des données relatives à des tiers. Si vous le faites, choisissez des modèles en zéro rétention (section 5).

4. Fonctionnalités qui traitent des données de façon particulière

4.1 Mémoire d'Ailix : versions et corbeille

La mémoire d'Ailix conserve, sous forme de dossiers, les informations que vous lui confiez ou qu'elle retient de vos échanges. Elle est stockée en France et n'est transmise qu'aux modèles autorisés par votre niveau de Privacy Shield. Selon votre forfait, elle peut aussi tenir un journal de notes datées, qui expirent d'elles-mêmes, et se souvenir de vos conversations récentes. Vous pouvez la consulter, la corriger, la mettre en pause, la télécharger ou l'effacer depuis « Ma mémoire ». Les règles suivantes s'appliquent à sa conservation :

• Versions de vos dossiers : chaque modification d'un dossier de votre mémoire est conservée sous forme de version, afin que vous puissiez consulter son historique et revenir à un état antérieur. Ailix conserve au plus 20 versions par dossier et 5 Mo d'historique par utilisateur ; au-delà, les versions les plus anciennes sont supprimées.
• Corbeille de 30 jours : lorsque vous oubliez un dossier, ou qu'Ailix l'oublie à votre demande dans une conversation, il est placé dans une corbeille pendant 30 jours. Pendant ce délai, vous pouvez le restaurer ou le supprimer définitivement à tout moment. À l'issue des 30 jours, le dossier et ses versions sont supprimés définitivement.
• Ligne supprimée : une ligne que vous supprimez d'un dossier est également retirée de toutes ses versions, corbeille comprise.
• Coffre-fort : les dossiers de votre coffre-fort, qui contiennent vos informations sensibles, ne font jamais l'objet de versions et ne passent jamais par la corbeille. Leur oubli est immédiat et définitif.
• « Tout oublier » et suppression du compte : ces deux actions effacent immédiatement l'ensemble de votre mémoire, y compris toutes les versions et le contenu de la corbeille, sans passage par la corbeille. Cet effacement est irréversible ; avant de tout oublier, le téléchargement de votre mémoire vous est proposé.

L'historique des versions et la corbeille ne sont consultables que par vous, depuis votre compte. Ils ne sont jamais lus par les modèles d'IA ni utilisés dans les réponses d'Ailix, et figurent dans l'export de votre mémoire et de vos données personnelles.

4.2 Préparation de votre espace à l'inscription

À la création de votre compte, Ailix peut préparer une courte présentation de votre entreprise, à partir du domaine de votre adresse e-mail professionnelle ou du nom d'entreprise que vous indiquez, en consultant le site de l'entreprise et des pages publiques qui la concernent. Une proposition de profil (votre fonction, par exemple) peut aussi être préparée à partir des pages de votre entreprise ; elle n'est enregistrée que si vous l'acceptez. Votre nom et votre adresse e-mail ne sont transmis qu'à des modèles en zéro rétention, jamais aux moteurs de recherche ; seules les adresses des pages sources sont conservées. Vous pouvez effacer ces éléments à tout moment depuis la carte correspondante, et vous opposer à ce traitement en écrivant à privacy@ailix.ai. Ils sont supprimés avec votre compte.

4.3 Import de votre mémoire depuis un autre assistant

Si vous importez l'export de votre mémoire d'un autre assistant (ChatGPT ou Claude, par exemple), Ailix lit les souvenirs, le profil, vos propres messages et vos documents qu'il contient (jamais les réponses de l'autre assistant), au moyen de modèles en zéro rétention, et vous présente ce qu'il propose de retenir avant toute écriture. Les fichiers importés sont supprimés après analyse et au plus tard 7 jours après l'import.

4.4 Conversation éphémère, partage et réponses programmées

• Conversation éphémère : elle n'apparaît ni dans l'historique, ni dans la recherche, ni dans les projets, et n'alimente pas la mémoire. Elle est supprimée 24 heures après son dernier message (au plus tard 48 heures plus tard, le temps des traitements en cours). Dans un espace entreprise qui a activé l'analyse des catégories d'usage, seule sa catégorie, sans aucun contenu, peut être conservée pour les statistiques agrégées de l'entreprise.
• Partage : un partage montre un instantané de la conversation ou de la réponse (texte, nom du modèle, images générées), jamais vos fichiers joints ni vos coûts. Il est privé par défaut ; un lien public est accessible à toute personne qui le détient. Les liens expirent par défaut 180 jours après leur création ou leur dernière mise à jour, et vous pouvez les révoquer à tout moment depuis « Liens partagés ».
• Réponses programmées : lorsque vous programmez une demande, la réponse vous est envoyée par e-mail ; au niveau Maximum de Privacy Shield, l'e-mail contient seulement un lien vers la réponse.

4.5 Mesure d'audience produit

Pour améliorer la plateforme, Ailix compte l'utilisation de quelques actions de l'interface choisies à l'avance, par exemple « Plus tard » sur une question de la mémoire ou « Copier en Markdown » sur une réponse.

• Données traitées : le nom de l'action, sa date et son heure, l'écran où elle a eu lieu, l'identifiant du compte et, pour certaines actions, une précision courte choisie dans une liste fixée à l'avance (par exemple un nombre d'éléments ou la source d'un import). Aucun contenu de conversation ou de fichier, aucun texte saisi.
• Moyens : la mesure est faite par Ailix elle-même, sans cookie, sans stockage sur l'appareil et sans outil d'analyse tiers. Les données restent dans l'infrastructure d'Ailix et ne sont communiquées à aucun tiers.
• Base légale : l'intérêt légitime d'Ailix à améliorer ses services (article 6.1.f du RGPD).
• Durée de conservation : le détail est conservé au plus 90 jours ; ensuite, seuls des totaux par jour, qui ne permettent plus d'identifier personne, sont gardés.
• Droit d'opposition : chaque utilisateur peut s'y opposer à tout moment, sans avoir à se justifier, depuis Paramètres, onglet Confidentialité, « Mesure d'audience produit ». L'opposition arrête la mesure et efface le détail déjà conservé à son nom. Ces données figurent dans l'export des données personnelles et sont supprimées avec le compte.

4.6 Espaces entreprise : catégories d'usage

Une entreprise peut activer l'analyse des catégories d'usage de son espace : chaque demande est rattachée automatiquement à une catégorie (rédaction, juridique, code…), et l'entreprise peut limiter les usages autorisés. L'entreprise ne voit que des répartitions agrégées, regroupées lorsqu'un groupe est trop petit pour préserver l'anonymat, jamais le contenu des demandes. Vous êtes informé de cette analyse et pouvez consulter la même répartition depuis Paramètres, onglet Confidentialité. Les catégories sont conservées 365 jours.

4.7 Guide Ailix et vérification avant envoi

Le guide intégré conserve le texte de vos échanges avec lui (questions, réponses, transcription écrite de la voix) pour vous répondre et améliorer l'assistance ; l'audio et les captures d'écran ne sont jamais conservés. Vos questions et, si vous le choisissez, l'image de votre écran sont transmises au fournisseur d'IA indiqué sur l'écran d'accord. Dans le Studio, avant qu'un texte ne parte vers un fournisseur d'image ou de vidéo qui peut conserver ce qu'il reçoit, Ailix vous signale les informations personnelles ou confidentielles qu'il contient et vous propose de les retirer.

4.8 Connexion avec Google ou Microsoft

Vous pouvez créer votre compte et vous connecter avec votre compte Google ou votre compte Microsoft. Ailix demande uniquement les autorisations de connexion standard (« openid », « email » et « profile ») et reçoit alors :

• de Google : votre nom et votre prénom, votre adresse e-mail et l'indication qu'elle a été vérifiée, votre photo de profil, l'identifiant de votre compte Google et, pour un compte Google Workspace, le domaine de votre organisation ;
• de Microsoft : votre nom, votre adresse e-mail, l'identifiant de votre compte et celui de votre organisation Microsoft.

Ces données servent uniquement à créer votre compte Ailix, à vous authentifier et à afficher votre nom et votre photo de profil dans l'application ; votre photo est copiée dans votre compte Ailix, en France. Ailix n'a accès à aucune autre donnée de votre compte Google ou Microsoft : ni e-mails, ni fichiers, ni contacts, ni agenda. Ces données ne sont pas vendues, ne sont pas utilisées à des fins publicitaires, ne servent pas à entraîner des modèles d'IA, ne sont transmises à aucun fournisseur d'IA et ne sont communiquées à aucun tiers, sauf obligation légale. L'utilisation par Ailix des informations reçues des API de Google respecte la politique relative aux données utilisateur des services d'API Google (Google API Services User Data Policy), y compris ses exigences d'utilisation limitée.

Ces données sont conservées tant que votre compte existe. Vous pouvez délier votre compte Google ou Microsoft à tout moment depuis les méthodes de connexion de vos paramètres Ailix, à condition de conserver un autre moyen de vous connecter : le lien avec ce compte et les identifiants reçus du fournisseur sont alors supprimés, tandis que votre nom et votre photo restent dans votre profil Ailix, où vous pouvez les modifier. Toutes ces données sont supprimées avec votre compte. Vous pouvez aussi retirer l'accès d'Ailix depuis votre compte Google (https://myaccount.google.com/permissions) ou Microsoft (https://account.live.com/consent/Manage pour un compte personnel, https://myapps.microsoft.com pour un compte professionnel).

4.9 Communications marketing

Lors de la création de votre compte, une case facultative, décochée par défaut, vous propose de recevoir par e-mail les communications marketing d'Ailix (nouveautés, offres). Ailix ne vous en envoie que si vous l'avez cochée ou si vous l'activez ensuite. Vous pouvez retirer votre accord à tout moment, aussi simplement que vous l'avez donné : depuis Paramètres, onglet Confidentialité, « Communications d'Ailix », ou par le lien de désinscription présent dans chaque e-mail marketing. Les e-mails nécessaires au service (connexion, factures, alertes) ne dépendent pas de ce choix. Votre adresse n'est jamais vendue ni communiquée à des tiers à des fins de prospection.

5. Transmission de vos demandes aux fournisseurs d'IA

5.1 Comment cela fonctionne

Ailix n'exploite pas elle-même les grands modèles d'IA : pour répondre, le contenu nécessaire de votre demande (message, extraits de documents, mémoire et contexte utiles) est transmis, chiffré, au fournisseur du modèle ou de l'outil sollicité, directement ou par une plateforme d'accès qui l'achemine vers lui. Le fournisseur traite ces données pour produire le résultat, en qualité de sous-traitant d'Ailix, et le renvoie à Ailix, qui l'enregistre dans votre historique en France.

5.2 Badges et zéro rétention

Chaque modèle du catalogue affiche un badge :

• « Aucune rétention (ZDR) » : le fournisseur ne conserve ni vos demandes ni ses réponses ; elles n'existent que le temps du calcul ;
• « Rétention standard » : le fournisseur peut conserver les données pendant une durée limitée, selon ses règles, notamment pour surveiller les abus, sans les utiliser pour entraîner ses modèles ;
• « Entraînement autorisé » : le fournisseur peut conserver vos demandes et les utiliser pour améliorer ses modèles ;
• « ZDR non garanti » : Ailix ne dispose pas de preuve que le fournisseur ne conserve rien.

La zéro rétention porte sur le contenu de vos échanges : des métadonnées techniques (date, taille de la demande, journaux d'erreur) peuvent être conservées par le fournisseur pour le fonctionnement, la sécurité ou la facturation. Le badge affiché sur chaque modèle fait foi : un même fournisseur peut proposer des modèles de niveaux différents. Les modèles d'image, de vidéo et d'audio du Studio, ainsi que plusieurs outils, s'appuient sur des fournisseurs qui conservent ce qu'ils reçoivent.

5.3 Le Privacy Shield®

Le Privacy Shield® détermine vers quels modèles vos demandes peuvent partir. Il comporte trois niveaux :

• « Standard » : tous les modèles du catalogue, y compris ceux dont le fournisseur peut conserver les données ou les utiliser pour l'entraînement ; à ce niveau, si la voie d'accès habituelle d'un modèle est indisponible, la demande peut être acheminée par une autre voie d'accès au même modèle, dont les garanties de conservation peuvent être moins protectrices ;
• « Temporaire » : uniquement des modèles dont le fournisseur n'utilise pas les données pour l'entraînement, certains pouvant les conserver pour une durée limitée ;
• « Maximum » : uniquement des modèles en zéro rétention ; Ailix ne bascule jamais vers une voie moins protectrice.

Vous pouvez choisir un niveau plus strict pour vous-même. Dans un espace entreprise, l'entreprise peut imposer un niveau minimal, et le niveau le plus protecteur s'applique toujours. Le Privacy Shield ne désactive pas la mémoire d'Ailix : il limite seulement les modèles auxquels elle peut être transmise.

5.4 La voie Eco

La voie Eco d'Ailix 3.0, proposée par défaut sur le forfait Free et sur demande sur les autres forfaits, s'appuie sur des modèles peu coûteux, hébergés par des fournisseurs parfois situés hors d'Europe, notamment aux États-Unis et en Chine, qui peuvent conserver vos messages et fichiers et s'en servir pour améliorer leurs modèles. Elle n'est utilisée qu'après que vous en avez été informé et l'avez acceptée ; votre réponse est enregistrée et vous est redemandée si ces informations changent. Votre mémoire n'est transmise en Eco que si vous l'avez expressément autorisé. Vous pouvez à tout moment choisir « Modèles sécurisés uniquement » ou passer à un forfait payant. Eco n'est jamais proposée au niveau Maximum de Privacy Shield. N'utilisez pas Eco pour des données de santé, bancaires, couvertes par un secret, ou des données personnelles de tiers.

5.5 Recherche sur le web

Lorsque Ailix cherche sur le web pour vous répondre, seule une requête de recherche, formulée par Ailix, est envoyée au moteur de recherche (notamment Exa), après qu'un modèle en zéro rétention a vérifié qu'elle ne contient pas d'information sensible tirée de votre conversation. Ce moteur peut conserver les requêtes et les utiliser pour améliorer ses services. Les pages consultées peuvent être lues au moyen d'un service d'extraction (Firecrawl). L'outil Exa Ultra, réservé au forfait Max+, transmet votre question au moteur Exa et à ses partenaires de données.

5.6 Bases de connaissances

Les documents que vous ajoutez à une base de connaissances sont conservés par Ailix en France et indexés chez OpenAI, qui en conserve une copie indexée tant que la base existe, pour permettre d'y rechercher les passages utiles. Ils sont supprimés chez OpenAI lorsque vous supprimez la base ou votre compte.

6. Où sont hébergées vos données

Les données qu'Ailix conserve (comptes, historique des conversations, fichiers, documents, mémoire, bases de connaissances, productions) sont hébergées en France, à Paris, chez Scaleway SAS (8 rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Paris), qui fournit les serveurs de l'application, la base de données et le stockage des fichiers. Elles sont chiffrées pendant leur transport (TLS).

Période de transition :

• la base de données d'Ailix a été transférée chez Scaleway en octobre 2026 ; l'ancienne base, hébergée par Supabase sur l'infrastructure d'Amazon Web Services à Paris (région eu-west-3), et ses sauvegardes sont supprimées à l'issue de cette migration, au cours du mois d'octobre 2026 ;
• jusqu'à l'arrêt de l'ancienne version d'Ailix, prévu en octobre 2026, les données des comptes repris de l'ancienne version restent présentes sur la plateforme Bubble qui l'hébergeait, et les modifications qui y sont faites sont recopiées chaque nuit dans la nouvelle version ; ces données sont supprimées de Bubble à son arrêt.

Les pages du site ailix.ai et les fichiers de l'interface de l'application sont diffusés par le réseau de Cloudflare ; ils ne contiennent aucune donnée de votre compte.

7. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seules personnes d'Ailix qui en ont besoin pour leurs missions (support, sécurité, facturation), tenues à la confidentialité. Elles ne sont ni vendues ni louées. Elles peuvent être communiquées aux autorités lorsque la loi l'impose. Ailix fait appel aux sous-traitants suivants, chacun lié à Ailix par des engagements de protection des données conformes à l'article 28 du RGPD (accord de traitement des données) :

Les recherches juridiques interrogent en outre les sources officielles (Légifrance et Judilibre par l'intermédiaire de la plateforme PISTE de l'État, EUR-Lex, HUDOC), qui ne reçoivent que la requête de recherche. Le modèle utilisé, son fournisseur et son badge sont affichés pour chaque réponse dans l'application. La liste ci-dessus est tenue à jour ; tout ajout ou remplacement d'un hébergeur ou d'un fournisseur traitant vos contenus y est reporté avant de prendre effet.

8. Transferts hors de l'Union européenne

Les données conservées par Ailix restent en France. Un transfert hors de l'Espace économique européen n'a lieu que lorsque vous sollicitez un modèle ou un outil dont le fournisseur y traite les données, ou pour les prestataires listés à la section 7. Chaque transfert est encadré par une décision d'adéquation de la Commission européenne, notamment le cadre de protection des données UE–États-Unis pour les entreprises certifiées, ou, à défaut, par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Les transferts de la voie Eco vers des pays qui n'offrent pas de garanties équivalentes, comme la Chine, reposent sur votre consentement explicite, donné après avoir été informé des risques (article 49.1.a du RGPD). Choisir le niveau Maximum de Privacy Shield limite vos demandes à des fournisseurs en zéro rétention, qui ne conservent pas leur contenu après traitement. Vous pouvez obtenir une copie des garanties applicables en écrivant à privacy@ailix.ai.

9. Durées de conservation

À la suppression de votre compte, vos données sont effacées immédiatement des bases actives, les fichiers stockés sont supprimés dans les heures qui suivent, et les copies disparaissent des sauvegardes au fil de leur rotation, à l'exception des données que la loi impose de conserver (factures et pièces comptables), conservées sous forme pseudonymisée. Dans un espace entreprise, les bases de connaissances et ressources appartenant à l'entreprise restent à sa disposition.

10. Sécurité

Ailix met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : chiffrement des échanges (TLS), stockage des mots de passe sous forme chiffrée irréversible, cloisonnement des données par utilisateur et par espace, accès internes limités aux personnes habilitées et journalisés, contrôle des fournisseurs selon leurs garanties de conservation. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits, Ailix la notifie à la CNIL dans les 72 heures et vous en informe sans délai lorsque le risque est élevé.

11. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition (articles 15 à 21 du RGPD), du droit de retirer à tout moment votre consentement lorsqu'il fonde un traitement, sans remettre en cause les traitements passés, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (article 85 de la loi Informatique et Libertés).

Vous pouvez exercer une grande partie de ces droits directement dans l'application :

• « Exporter mes données » : une archive complète de vos données (compte, préférences, mémoire, conversations, fichiers, crédits, factures, retours, mesure d'audience), dans un format structuré (JSON) ;
• « Ma mémoire » : consulter, corriger, mettre en pause, télécharger ou tout oublier ;
• Paramètres, onglet Confidentialité : votre niveau de Privacy Shield, la voie Eco, la mesure d'audience produit et les communications marketing d'Ailix ;
• « Supprimer mon compte » : suppression immédiate et définitive de votre compte et de vos données (section 9).

Pour toute autre demande, écrivez à privacy@ailix.ai. Nous en accusons réception sous 48 heures ouvrées et y répondons dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour une demande complexe ; nous pouvons vous demander de justifier de votre identité en cas de doute raisonnable. Si vous utilisez Ailix au sein d'une entreprise, certaines demandes relèvent de celle-ci (section 2), et nous l'aidons à y répondre.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

12. Cookies et traceurs

La plateforme n'utilise que des traceurs strictement nécessaires à son fonctionnement, qui ne requièrent pas votre consentement : les cookies de session qui vous maintiennent connecté et protègent votre compte, et des informations enregistrées dans votre navigateur pour mémoriser vos réglages (thème, espace de travail, conversation en cours). Elle n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d'audience et aucun script de tiers à des fins de suivi. Le site ailix.ai ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience et ne charge aucun script de tiers. Vous pouvez supprimer ces informations depuis les réglages de votre navigateur, au prix d'une déconnexion.

13. Mineurs

Ailix est réservée aux personnes âgées d'au moins 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des mineurs ; si vous pensez qu'un mineur nous a transmis des données, écrivez à privacy@ailix.ai.

14. Modifications de cette politique

Cette politique est mise à jour lorsque nos traitements, nos sous-traitants ou la réglementation évoluent. La date de la version en vigueur figure en haut de cette page. En cas de changement important, notamment un nouveau type de traitement ou un nouvel hébergeur, nous vous en informons par e-mail ou dans l'application avant qu'il ne prenne effet.